POLÍTICA GENERAL DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES KADREE TECH S.A.S.

OBJETO Y ALCANCE

En cumplimiento de lo dispuesto en el Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 (compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015), y la jurisprudencia y directrices de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), KADREE TECH S.A.S. expide la presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales (en adelante, la “Política”).

Esta Política aplica a todos los datos personales e información registrada en las bases de datos de la compañía de los cuales KADREE TECH S.A.S. sea Responsable y/o Encargada del tratamiento. El alcance de la presente regulación abarca a todos los clientes, usuarios, prospectos, aliados comerciales, proveedores, contratistas, trabajadores, extrabajadores y cualquier persona natural cuya información sea recolectada, almacenada, utilizada, circulada, transmitida, transferida o suprimida por la empresa en el territorio de la República de Colombia o fuera de él cuando sea aplicable la legislación colombiana.

2. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

Razón Social: KADREE TECH S.A.S.

NIT: 900699822-2

Domicilio y Dirección Principal: Calle 93B # 13-91, Oficina 600, Bogotá D.C., Colombia

Teléfono de contacto: +57 300 8013539

Correo electrónico de atención Habeas Data: info@kadreetech.com

Sitio Web:https://kadreetech.com

3. DEFINICIONES LEGALES Y PRINCIPIOS RECTORES

Para los efectos de esta Política, se entenderá por:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público.

Dato Sensible: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos (capturas de imagen, huella dactilar, reconocimiento facial, etc.).

Dato de Niños, Niñas y Adolescentes: Información de menores de edad, cuyo tratamiento está sujeto a una protección especial y reforzada.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

Principios: El tratamiento se regirá rigurosamente por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad exigidos por el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012.

4. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES Y DE MENORES DE EDAD

4.1. Datos Sensibles: KADREE TECH S.A.S. advierte al Titular que no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles. La empresa solo recolectará este tipo de datos en casos estrictamente indispensables, tales como control de acceso biométrico a instalaciones, gestión legal de salud laboral en el marco del SG-SST para empleados, o cumplimiento de órdenes judiciales. Cuando se soliciten, se informará de forma clara y explícita cuáles son sensibles y la finalidad de su recolección.

4.2. Datos de Niños, Niñas y Adolescentes (NNA): El tratamiento de datos personales de menores de edad es excepcional. Solo se tratarán datos de NNA cuando sean de naturaleza pública, o cuando ello sea estrictamente necesario para la afiliación de beneficiarios de los trabajadores al sistema de seguridad social y cajas de compensación, o la prestación de un servicio expresamente solicitado por los padres o tutores legales. En todo caso, se garantizará el respeto a su interés superior, se asegurará el respeto de sus derechos fundamentales y se contará con la autorización expresa impartida por su representante legal (padre, madre o tutor) previo ejercicio del derecho del menor a ser escuchado en proporción a su madurez.

5. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

Los datos personales recolectados por KADREE TECH S.A.S. serán utilizados para las siguientes finalidades de acuerdo al grupo de interés:

5.1. Clientes, prospectos, visitantes de sitios web y plataformas tecnológicas:

Prestar los servicios y productos tecnológicos comercializados por la empresa, ejecutar contratos, realizar soporte técnico, mantenimiento y seguimiento al servicio.

Procesar pagos, facturación, cobros, recuadros financieros, contables y administrativos.

Envíos de comunicaciones informativas, publicitarias, comerciales, de marketing, invitaciones a eventos, promociones y newsletter por medios físicos o electrónicos (correo electrónico, SMS, WhatsApp o llamadas).

Realizar estudios de mercado, analítica de datos, estadísticas de hábitos de consumo, encuestas de satisfacción y evaluación de la calidad del servicio.

Controlar el acceso físico a instalaciones corporativas y garantizar la seguridad mediante sistemas de videovigilancia (CCTV).

Realizar procesos de transmisión y transferencia internacional de datos a proveedores tecnológicos de alojamiento en nube (Cloud Computing), CRM, analítica u otros aliados estratégicos, garantizando el cumplimiento de los estándares de seguridad legalmente exigibles.

5.2. Proveedores y contratistas:

Realizar el registro, evaluación y selección de proveedores y contratistas en los sistemas de la compañía.

Verificar antecedentes comerciales, judiciales, fiscales, disciplinarios y en listas restrictivas para la prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo (SARLAFT / SAGRILAFT).

Procesar órdenes de compra, gestión de pago de honorarios o facturas y cumplimiento de obligaciones contables y tributarias.

5.3. Trabajadores, candidatos a vacantes y extrabajadores:

Adelantar los procesos de selección, entrevistas, pruebas psicotécnicas, exámenes de ingreso y verificación de referencias.

Celebración, ejecución, terminación y liquidación del contrato laboral; pago de nómina, aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y Parafiscales.

Desarrollar planes de formación, capacitaciones, evaluaciones de desempeño, ascensos y bienestar laboral.

Gestión del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), registro de accidentalidad laboral, reportes epidemiológicos y exámenes periódicos u ocupacionales.

Emitir certificaciones laborales para extrabajadores y conservar el archivo histórico laboral por el tiempo que prescriba la legislación laboral colombiana.

6. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN

Conforme a la Ley 1581 de 2012, los Titulares de datos personales tienen derecho a:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a KADREE TECH S.A.S. en su condición de Responsable o Encargado del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

Solicitar prueba de la autorización otorgada a la empresa para el tratamiento de datos, salvo en los casos exceptuados por el Artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que KADREE TECH S.A.S. ha dado a sus datos personales.

Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a lo dispuesto en la Ley de Protección de Datos una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo directo ante la empresa.

Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La supresión y revocatoria no procederán cuando el Titular tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos de la empresa (ej., por obligaciones fiscales, contables o vigencia de un contrato laboral).

Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento, al menos una vez al mes calendario o cada vez que existan modificaciones sustanciales de la presente Política.

7. DEBERES DE KADREE TECH S.A.S. COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

KADREE TECH S.A.S. se compromete a cumplir las siguientes obligaciones legales:

Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Hábeas Data.

Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.

Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

Conservar la información bajo condiciones técnicas, humanas y administrativas de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado.

Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.

Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la Ley 1581 de 2012.

Informar a la autoridad de protección de datos (Superintendencia de Industria y Comercio) cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares (reporte de incidentes de seguridad).

Adoptar un manual y procedimientos internos para garantizar el principio de responsabilidad demostrada (Accountability).

8. PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS Y RECLAMOS DE HABEAS DATA

El Titular, sus causahabientes, sus representantes o sus apoderados debidamente acreditados, podrán ejercer sus derechos de Habeas Data enviando una solicitud formal al correo electrónico: info@kadreetech.com o comunicándose mediante radicación escrita en la Dirección: Calle 93B # 13-91, Oficina 600, Bogotá D.C.. El procedimiento y los términos estrictos de ley serán los siguientes:

8.1. Consultas (Acceso a la información e historia del dato):

La solicitud de consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.

Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

8.2. Reclamos (Actualización, Rectificación, Supresión y Revocatoria):

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes, podrán presentar un reclamo ante KADREE TECH S.A.S., el cual será tramitado así:

El reclamo se formulará mediante solicitud que debe contener como mínimo: la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección de notificación y los documentos que se quiera hacer valer como prueba.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para resolver el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.

Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

9. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES

9.1. Transferencia Internacional: KADREE TECH S.A.S. no transferirá datos personales a terceros países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos reconocidos por la Superintendencia de Industria y Comercio, salvo que se cuente con la autorización expresa, previa e informada del Titular, se trate de una excepción legal (ej., urgencia médica), o se suscriban los contratos de transferencia respectivos protegiendo las garantías del Titular.

9.2. Transmisión Nacional e Internacional: La empresa podrá entregar o transmitir datos personales a terceros Encargados ubicados en Colombia o en el exterior para la ejecución de servicios relacionados con su objeto social (ej. servidores en nube, software contable, agencias de marketing). En todo caso, se suscribirá un Contrato de Transmisión de Datos Personales donde el Encargado se comprometa a cumplir rigurosamente con esta Política, resguardar el secreto profesional y no usar los datos para finalidades distintas a las contratadas.

10. VIGENCIA DE LA POLÍTICA Y DE LAS BASES DE DATOS

La presente actualización de la Política de Tratamiento de Datos Personales de KADREE TECH S.A.S. rige a partir de su publicación oficial. Las bases de datos de la compañía conservarán las informaciones por el periodo de tiempo que sea legal o contractualmente razonable y necesario para cumplir la finalidad con la cual fueron recolectados los datos, salvo las obligaciones legales de retención documental contable, tributaria o laboral que impongan un término mayor. Una vez cumplida la finalidad o solicitada la supresión en derecho, la empresa procederá con el borrado seguro o la anonimizarían definitiva de la información